Het resultaat van uw bouwproject mag er zijn; weer een knap staaltje werk opgeleverd! Althans technisch gezien. Want als uw project is afgehandeld, blijkt vaak dat het financiële resultaat tegenvalt: het projectbudget is fiks overschreden, de faalkosten van uw projecten zijn veel te hoog en als klap op de vuurpijl krijgt u te maken met financiële claims en disputen vanwege fouten in het project. Funest voor uw marge! En die is in de bouw toch al niet zo hoog. Hoe voorkomt u in het vervolg dat uw bouwprojecten financiële fiasco’s worden?

Een knap staaltje werk, maar een financiële ramp

Zeer recentelijk werd de topman van een groot en gerenommeerd bouwbedrijf de laan uitgestuurd. Zijn missie om in vijf jaar tijd te proberen de projecten ook financieel gezien onder controle te krijgen was jammerlijk mislukt. Het gevolg? De zoveelste winstwaarschuwing vanwege tegenvallende resultaten, en ontevreden aandeelhouders.

Dit zien wij vaak bij bouw- en installatiebedrijven, zelfs beursgenoteerde: bouwprojecten worden technisch gezien perfect opgeleverd, maar draaien in te veel gevallen nog steeds uit op financiële rampen.

Wel ingenieursvisie, geen bedrijfseconomische visie

Hoe dat komt? Veel bouwondernemingen worden geleid door mensen met een ingenieursvisie, maar zonder bedrijfseconomische visie. Zij zijn zeer gedreven om mooie projecten neer te zetten, maar hebben weinig affiniteit met de financiële kant. Bij de eerdergenoemde organisatie kwam pas veel te laat aan het licht hoe een aantal projecten er financieel echt voor stonden.

Bovendien worden bouwprojecten steeds groter en complexer. Dit maakt financiële projectbeheersing in de bouw cruciaal voor de continuïteit en winstgevendheid van uw bedrijf. Want niets is zo dodelijk als achteraf de cijfers naar beneden te moeten bijstellen vanwege onaangename financiële verrassingen. Dodelijk voor uw reputatie én voor uw continuïteit.

“Mijn boekhouder regelt het wel”

Een veelvoorkomende aanname in de bouwwereld is dat de boekhouder ook uw financiële projectbeheersing wel ‘even’ erbij doet. Maar er is een groot verschil tussen de dagelijkse financiële administratie van uw bouwprojecten en een degelijke financiële projectplanning en -beheersing. Niets ten nadele van uw boekhouder uiteraard, maar uw projectcontrol succesvol inrichten en uitvoeren vraagt om financiële kennis en inzicht op strategisch niveau.

Andere factoren waardoor de financiële beheersing van bouwprojecten dikwijls faalt:

  • Een gebrek aan urgentie en bewustzijn bij het management dat het goed opzetten van de financiële projectbeheersing bittere noodzaak is.
  • Te weinig oog voor de administratieve druk van de projectleiders.
  • Ingewikkelde softwaresystemen voor projectregistratie en -administratie.
  • Gebrekkige internetverbindingen op projectlocaties.
  • Technische en financiële professionals spreken niet dezelfde taal. De boekhouders vallen projectleiders lastig met financiële vragen waarop zij geen antwoord weten.
  • Ervaren projectcontrollers die de taal van de projectleider én de boekhouder spreken, zijn schaars en daardoor lastig te vinden.

Voorkom problemen, pak uw projectcontrol nu op!

Wilt u uiteindelijk niet in de problemen komen, dan is het van vitaal belang om uw projectcontrol nu op te pakken. Zodat u op elk moment weet hoe uw bedrijf er financieel voor staat, tijdig kunt signaleren wanneer bepaalde projecten financieel uit de hand lopen en hierop tijdig kunt bijsturen. Daarnaast geeft een goede projectadministratie inzicht in het verschil tussen voorcalculatie en nacalculatie. Dit is cruciaal om te leren en te analyseren waar bepaalde normen en tarieven aangepast moeten worden ten behoeve van nieuwe kostprijscalculaties. Bovendien verhoogt u hiermee uw scoringskansen bij toekomstige aanbestedingen. Want uw orderportefeuille goed op peil houden, is enorm belangrijk voor capaciteitsgedreven bouwbedrijven! Ook al staat u er nu goed voor, u wilt in de toekomst grote financiële uitglijders toch voorkomen?

Creëer bewustzijn binnen de hele organisatie

Een van de belangrijkste voorwaarden voor succesvolle projectbeheersing is dat u als topmanagement projectcontrol niet langer beschouwt als noodmaatregel voor probleemprojecten, maar als voortdurende en bedrijfsbrede noodzaak voor al uw projecten. Uw hele organisatie moet doordrongen worden van het belang van de financiële kant van ieder project. Niet in termen van boekhoudkundige regels, maar heel praktisch ingestoken in begrijpelijk taal voor technische mensen. Vermoei uw projectmedewerkers niet met financiële accountingregels als IFRS en resultaatnemingsmethodieken als ‘percentage of completion’ resultaatwaardering. Nee, het gaat om de kern: vertaal de voorcalculatorische kostprijs naar een werkbaar budget en verantwoord alle kosten juist en tijdig binnen dat budget. Dat zou toch iedere projectleider moeten kunnen begrijpen.

De eerste stappen naar meer grip op uw projecten

Stap 1: analyseer de projectresultaten van de afgelopen jaren

De eerste stap die u moet zetten, is een goede analyse maken van uw projectresultaten van bijvoorbeeld de afgelopen 3 jaar. In deze analyse beantwoordt u de volgende vragen:

• Hoe zien uw projectresultaten eruit?
• Welke projecten hebben een negatieve en welke een positieve bijdrage geleverd?
• Kunnen we bepaalde patronen herkennen of leveren bepaalde projecten of contractvormen altijd een negatief resultaat?
• Of zijn juist de complexe projecten winstgevender?
• Kortom: welke type projecten levert welke financiële bijdrage?

Zo ontstaat een realistisch beeld van waar u als organisatie goed in bent en waarin minder goed. En u ontdekt waar uw verbeterpotentieel ligt.

Stap 2. Volwassenheidscheck projectcontrol

De volgende belangrijke stap is inzicht verkrijgen in de mate van volwassenheid van de projectkostenbeheersing binnen de hele organisatie. Deze volwassenheidscheck moet worden gedaan op 4 cruciale gebieden:

  1. Medewerkers en vaardigheden: beschikt de organisatie over voldoende projectcontrollers? Heeft iedere projectmedewerker de juiste competenties? Wordt geleerd van andere projecten? Hoe zit het met de hiërarchische aansturing? Etc.
  2. Processen en systemen: hoe ziet het overdrachtsproces eruit vanuit de tender? Wat is de structuur van de werkbegroting? Zijn er standaard projectrapportages? Wordt dit optimaal ondersteund door ICT-systemen? Etc.
  3. Rapportages, overlegstructuren en rollen en verantwoordelijkheden, onder andere: is er uniformiteit in de rapportages? Welke overlegstructuren kent de organisatie? Hoe zijn de rollen en verantwoordelijkheden in het projectteam verdeeld? Etc.
  4. Culturele aspecten, onder andere: hoe transparant is de organisatie? Welke managementstijl (dialoog) wordt gehanteerd? Is er voldoende vertrouwen en tolerantie ten aanzien van het maken van fouten? Etc.

Deze check geeft inzicht in de belangrijkste verbeterpunten ten aanzien van projectkostenbeheersing en kan worden gebruikt voor een concreet actieplan.

U hoeft het niet allemaal zelf te doen

U bent overtuigd: hoog tijd om serieus aan de slag te gaan met uw projectcontrol. Mooi zo! Maar waar begint u? Hoe pakt u het aan? En nog belangrijker: waar haalt u de kennis vandaan? Goed nieuws: u hoeft het niet allemaal zelf te doen. Bij CFO Capabel ondersteunen we u graag met raad én daad. Wat dat u oplevert? Geen resultaatverrassingen meer, wel meer grip op uw projecten.

Herman Hendriks is één van de partners van CFO Capabel. Hij helpt u graag inzicht krijgen in uw projectresultaten. En met het inrichten en uitrollen van uw projectcontrol door alle lagen en onderdelen van uw organisatie.

Herman Hendriks
E: Herman.Hendriks@cfocapabel.nl
M: 06 – 1550 7124

 

Andere blogberichten

 

Zwaar weer op komst voor de (intramurale) VVT sector: vrijwel alle instellingen komen in de financiële problemen

CFO Capabel deed in 2020 onderzoek naar de financiële gezondheid van de VVT sector. Wat blijkt? Bijna 80% van de…

Verder lezen

Negen tips voor een effectief debiteurenbeheer

Voor ondernemingen die op rekening verkopen, is een effectief debiteurenbeheer van groot belang. Dit is namelijk een belangrijke pijler van…

Verder lezen

Meld u aan voor de e-mail nieuwsbrief