Debiteurenbeheer: een vak apart!

Als uw onderneming op rekening verkoopt, is een goed debiteurenbeheer een must. Want in veel gevallen waarin een bedrijf financiële problemen heeft, is een veel te hoog debiteurensaldo één van de boosdoeners. En niet zelden wordt dit veroorzaakt doordat de verkeerde persoon op de verkeerde plek zit. Te vaak wordt het debiteurenbeheer overgelaten aan iemand die toevallig op de (financiële) administratie zit, in plaats van aan een professional die over de juiste vaardigheden beschikt. Debiteurenbeheer is namelijk een vak apart.

Eisen aan debiteurenbeheer

Een goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat klanten hun openstaande rekeningen zo snel mogelijk betalen. Dit brengt met zich mee dat onder meer aan de volgende voorwaarden/eisen moet worden voldaan:

• De facturen moeten foutloos en overzichtelijk zijn.
• De facturen moeten zo snel mogelijk worden verzonden.
• Er moet een strikt aanmaningenbeleid worden opgesteld én nageleefd.
• Een schriftelijke aanmaning moet worden nagebeld.
• Er moet worden gecontroleerd of een debiteur de gemaakte afspraken nakomt. En zo niet, dan moet hierop direct actie worden ondernomen.
• Een openstaande vordering moet tijdig uit handen worden gegeven.

Debiteurenbeheerder moet de juiste competenties hebben

U ziet: er komt nogal wat kijken bij een goed debiteurenbeheer. En hieruit volgt dat een debiteurenbeheerder over nogal wat competenties moet beschikken, zoals:

• uitstekende communicatieve vaardigheden;
• durf (men moet niet bang zijn om de telefoon te pakken en een klant te confronteren met het feit dat een factuur nog niet is betaald);
• punctualiteit (elke factuur en aanmaning moet tijdig worden verzonden);
• overtuigingskracht (een onmisbare vaardigheid bij het nabellen van aanmaningen);
• analytisch vermogen (wat is in een specifieke situatie de beste aanpak om een spoedige betaling af te dwingen?);
• flexibiliteit (de juiste aanpak kan per situatie verschillen).

Aanmodderen is geen optie

Misschien wel het belangrijkste is dat iemand debiteurenbeheer echt léuk moet vinden. Een debiteurenbeheerder moet naar zijn werk gaan met de instelling: ‘Wie vandaag niet betaalt, is voor mij’. En ook heel belangrijk: wie niet bewust voor dit werk heeft gekozen, wordt er meestal heel ongelukkig van en dat is niet bevorderlijk voor de kwaliteit van het werk. Kortom: zorg ervoor dat de juiste persoon op de juiste plek zit. En als het niet lukt om zelf over de juiste mensen te beschikken, besteedt het debiteurenbeheer dan uit. Maar maak in elk geval een duidelijke keuze: óf u zorgt zelf voor de beste debiteurenbeheerder óf u laat dit werk doen door debiteurenbeheerders van een gespecialiseerd kantoor. Aanmodderen is in elk geval geen optie.

Richard Kuipers is partner bij CFO Capabel en helpt u graag bij het optimaliseren van uw debiteurenbeheer.
Wilt u weten of uw bedrijfsvoering financieel gezond en toekomstbestendig is en of u alle financiële risico’s in beeld én onder controle heeft? Vraag dan nu de Capabel Compact Scan aan. Deze bedrijfsscan maakt een scherpe financiële analyse die u inzicht geeft in wat u kunt doen om de continuïteit van uw organisatie te waarborgen en uw bedrijfsresultaat te verbeteren.

Uw investering in deze praktische scan bedraagt slechts € 750,-. Leidt de scan tot een opdracht, dan ontvangt u 50% van dit bedrag retour.

Meer informatie over de Capabel Compact Scan